Purchase Order


Guide To Make Purchase Order

Apa itu Purchase Order?

Purchase Order (PO) adalah dokumen resmi yang dibuat oleh pembeli yang berisi rangkuman barang atau jasa yang mereka beli dari penjual atau pemasok. Dokumen ini juga berperan sebagai kontrak yang membentuk kesepakatan mengenai barang atau jasa yang ingin dibeli oleh pembeli.

Perbedaan antara PO dan invoice adalah pada pihak yang membuatnya. PO dibuat oleh pembeli kepada penjual atau pemasok. Sementara invoice dibuat oleh penjual setelah PO disepakati dan kemudian dikirimkan ke pembeli agar mereka dapat segera membayar pembelian mereka. Kedua dokumen ini sama-sama penting dan dibutuhkan untuk bisnis apa pun.

Setelah pembeli mengirim PO ke penjual, maka selanjutnya keputusan ada di tangan penjual. Penjual dapat menyetujui atau menolak kontrak yang ditawarkan oleh pembeli. Ketika penjual telah menyetujui untuk menjual produk dengan jumlah dan harga yang diharapkan oleh pembeli, maka penjual dapat mengeluarkan invoice untuk pembeli berdasarkan PO yang telah disetujui.

Mengapa Anda Perlu Menggunakan Purchase Order?

Banyak perusahaan yang masih enggan menggunakan purchase order, karena menganggap dokumen ini merepotkan atau memperlambat transaksi. Mereka juga biasanya malas menggunakannya karena mereka merasa sudah memiliki hubungan yang sangat akrab dengan vendor atau supplier mereka. Melakukan pemesanan melalui pesan singkat atau telepon mungkin wajar ketika bisnis Anda masih kecil. Tetapi ketika bisnis Anda semakin berkembang dan kebutuhan Anda menjadi semakin kompleks dan spesifik, maka permasalahan dapat terjadi akibat kurang detailnya pesanan yang diminta.

Bayangkan ketika Anda menerima pesanan dan ternyata itu tidak sesuai dengan harapan Anda. Sementara Anda tidak memiliki dokumen yang dapat Anda gunakan sebagai rujukan.Hal ini bisa menimbulkan kesalahpahaman antara Anda dan pemasok. Hubungan bisnis Anda dengan pemasok juga bisa menjadi renggang. Skenario ini tidak akan terjadi bila Anda menggunakan purchase order.

Purchase order penting bagi Anda sebab dokumen ini berisi informasi mengenai pesanan Anda secara detail. Ini sangat berguna terutama jika Anda memesan barang yang berbeda dalam jumlah banyak. PO berperan sebagai kontrak Anda dengan pemasok sekaligus titik acuan ketika ada masalah yang timbul, misalnya jumlah pesanan yang tidak sesuai.




Back To Guidelines